O contrato de locação pode fixar prazos para a comunicação, cobrança e reembolso de infrações e multas de trânsito. Em terceirização de frotas são comuns ciclos semanais, quinzenais ou mensais de informações. Caso o contrato não preveja prazos específicos a recomendação é as comunicações se darem nos prazos mais breves possíveis para permitir o direito de defesa pelo locatário caso assim o deseje. Os prazos para apresentação de defesa ou recurso, ou para pagamento da penalidade multa, são indicados nos próprios documentos. É recomendável que o contrato de locação deixe claro que eventual defesa de autuação ou penalidade será condicionada ao prévio recolhimento do valor da multa como autorizado em lei (CTB, art. 284, §2º). Em caso de êxito na defesa ou no recurso o valor da multa será devolvido à locatária. Essa cautela previne o risco de a locadora ser surpreendida, anos após a locação, com a cobrança de multas relacionadas a penalidades suspensas enquanto se processavam e julgavam os recursos. A Secretaria Nacional de Trânsito (SENATRAN) disponibiliza diversos sistemas de acesso público para consulta às infrações de veículos. Esses sistemas melhoraram o ambiente de negócios ao permitir consultas antes do recebimento das comunicações postais de notificação de autuação ou da notificação de penalidade. Se não houver disposição contratual específica, entende-se que as locadoras de veículos têm o prazo de 5 anos para cobrar dívidas líquidas constantes do contrato de locação de veículos (cf. Código Civil, art. 206, §5º, I).
