Os arquivos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas locadoras de veículos em decorrência de suas atividades. Nas empresas a manutenção de arquivos deve se dar conforme tabela de temporalidade, que é o meio pelo qual se determina o prazo de guarda e documentos produzidos pela entidade. Os principais motivos para a manutenção de arquivo são a produção de prova em processos de fiscalização e judiciais. Esses prazos de guarda em geral são compatíveis com os prazos prescricionais previstos em lei e são interrompidos em caso de citação em processos judiciais, permanecendo suspensos durante a tramitação de tais prazos. Os contratos de locação documentam relações de caráter privado e por esse motivo a orientação prudencial é guardá-los por 11 anos após a conclusão do contrato (10 anos – prazo prescricional geral do Código Civil, art. 205, e 1 ano por questões prudenciais). O limite mínimo de guarda dos contratos de locação seria de 6 anos, embora envolva algum risco (5 anos - Código Civil, art. 206, §5º e 1 ano por questões prudenciais). A legislação tem admitido “o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento” (Lei 12.682/2012, art. 2º-A, incluído pela Lei nº 13.874/2019). Isso facilita o armazenamento de longo prazo de documentos.
